Là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế.
Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh. Theo đó, Văn phòng ảo cung cấp được thiết kế và có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính doanh nghiệo bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp và cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế...
Như vậy, về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ có khá nhiều điểm ưu việt. Mặc dù không có chỗ ngồi làm việc chính thức, nhưng khi khách thuê văn phòng ảo sẽ được sử dụng địa chỉ của tòa nhà làm địa chỉ doanh nghiệp, được treo biển hiệu, có lễ tân nghe điện thoại, nhận thư từ, công văn và chuyển fax; có nhân viên trực và xử lý các vấn đề phát sinh hằng ngày thay cho nhân viên của doanh nghiệp.
Ưu điểm | Nhược điểm |
- Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, đặc biệt ở những thành phố lớn: không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà… - Phần nào củng cố hình ảnh doanh nghiệp, tạo thêm cơ hội kinh doanh: Hầu hết các địa chỉ văn phòng ảo đều toạ lạc tại các toà nhà lớn, có vị trí trung tâm tại các thành phố; - Giúp doanh nghiệp ổn định tập trung kinh doanh: Văn phòng ảo thường là một địa chỉ cố định, hiếm khi được thay đổi. Kể cả khi thay đổi, doanh nghiệp cũng không phải mất thời gian để tìm kiếm, cải tạo, sắp xếp lại văn phòng mới. | - Không có sự chủ động và thoải mái trong việc sử dụng văn phòng: Do nhiều đơn vị thuê nên không gian sử dụng văn phòng sẽ chật hẹp. Ngoài ra, khi sử dụng các tiện ích, dịch vụ cũng cần phải đặt lịch hẹn trước; - Có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hành, đối tác khi một địa chỉ được đăng ký cho rất nhiều công ty; - Dễ xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê dịch vụ. Bản chất việc thuê văn phòng ảo là giao dịch cho thuê tài sản, vì vậy những tranh chấp liên đến chí phí, thời hạn thanh toán…là không thể tránh khỏi. |
Văn phòng ảo chính là cứu cánh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. Các chủ doanh nghiệp với mong muốn cân đối tài chính hợp lý để có thể duy trì chờ thời cơ phục hồi và phát triển đã lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo để phần nào tiết kiệm chi phí cho công ty.
Dịch vụ văn phòng ảo hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng vẫn còn đắt đỏ như hiện nay. Chỉ cần khoảng 1 triệu đồng mỗi tháng, các công ty đã sở hữu cho mình một văn phòng tại trung tâm thành phố để có thể đăng ký địa chỉ kinh doanh, địa chỉ giao dịch, tiếp khách, hội họp….
Hình thức làm việc này hạn chế tối đa các chi phí phát sinh không cần thiết nhưng vẫn đem lại hiệu quả công việc và một bộ mặt uy tín cho công ty. Ngoài ra, các dịch vụ văn phòng ảo còn cung cấp các dịch vụ như phòng họp, chỗ ngồi làm việc, cho thuê nhân viên đại diện….
Chính vì thế các doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các công việc kinh doanh quan trọng như bán hàng, thu hồi công nợ, kĩ thuật …. Những việc ít quan trọng như điện thoại, công văn, thư kí, ghi chép sổ sách kế toán, kê khai thuế đều có thể làm ngoài.
Tuy nhiên, khi các doanh nghiệp lớn dần lên có tiềm lực mở rộng văn phòng công ty nhưng vẫn sử dụng văn phòng ảo để làm chi nhánh.
Văn phòng chia sẻ là gì? Văn phòng chia sẻ (Shared Office) là dịch vụ cho thuê chỗ ngồi hoặc chia sẻ không gian làm việc linh hoạt phù hợp cho từng nhu cầu sử dụng và quy mô của doanh nghiệp.
Văn phòng chia sẻ cung cấp cho các chỗ ngồi làm việc riêng và trang bị đầy đủ nội thất và đầy đủ các tiện ích văn phòng khác như phòng họp, lễ tân, phòng ăn, chỗ gửi xe, tạp vụ,…
1. Tiêu chí lựa chọn văn phòng chia sẻ
2. Đặc điểm của văn phòng chia sẽ
Mặc dù, văn phòng chia sẽ là một dạng văn phòng phục vụ cho nhu cầu đặt trụ sở cho doanh nghiệp, nhưng không có nghĩa không gian ở đây không được chú trọng đầu tư. Vì các văn phòng này được xem là “bộ mặt” của doanh nghiệp, có thể sử dụng để tiếp đón đối tác, đồng thời là không gian chung cho nhiều doanh nghiệp thuộc ở nhiều lĩnh vực khác nhau, nên được xây dựng chỉnh chu và chuyên nghiệp. Hơn nữa, khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này thường được bên cho thuê đính kèm các dịch vụ tiện ích. Chẳng hạn như:
3. Văn phòng ảo phù hợp với đối tượng nào?
Nổi bật với lợi ích giúp tiết kiệm chi phí tối đa, thì loại hình này phù hợp với các đối tượng như:
4. Lợi ích của mô hình văn phòng ảo?
Tiết kiệm chi phí
Văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lẫn chi phí thuê, mua hoặc xây dựng văn phòng, cũng như chi phí sắm sửa các trang thiết bị văn phòng. Hơn nữa, bên cho thuê có đội ngũ Lễ tân thực hiện nhiệm vụ tiếp đón, hướng dẫn khách hàng của doanh nghiệp thuê, nên doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí nhân sự. Khi giảm các áp lực về tài chính sẽ góp phần giúp doanh nghiệp dễ dàng tập trung vào vận hành và phát triển.
Tăng nhận diện thương hiệu
Khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được một vị trí đẹp, giao thương thuận lợi. Điều này giúp các cuộc gặp gỡ, giao dịch trở nên dễ dàng, tạo niềm tin cho khách hàng.
Mở rộng mối quan hệ
Bởi trong văn phòng ảo có rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, nên doanh nghiệp sẽ có cơ hội xây dựng quan hệ mới, gặp gỡ các công ty, chia sẻ, học hỏi và tạo các cơ hội kinh doanh tiềm năng.
Các gói dịch vụ văn phòng ảo:
Là không gian làm việc chung, văn phòng làm việc chia sẻ dành cho nhiều doanh nghiệp, công ty, đơn vị, cá nhân khác nhau . Sử dụng chung cơ sở hạ tầng, các dịch vụ văn phòng (in ấn, wifi, cafe, sport, relaxing…) giúp tối ưu chi phí vận hành hệ thống. Những không gian làm việc chung thường được thiết kế hiện đại, với nhiều concept khác nhau, phù hợp với từng nhóm nhu cầu nhằm tăng cảm hứng làm việc và tính sáng tạo cho thành viên.
“Coworking” đề cao tính cộng đồng, giao lưu, chia sẻ, kết nối, học hỏi, giúp đỡ, tạo nên những mối quan hệ kinh doanh giữa những cá nhân và doanh nghiệp trong cùng một Coworking Space. Trong hệ sinh thái Coworking Space đó hiệu suất công việc sẽ được đẩy lên cao nhất. Những hoạt động giải trí, giáo dục, chia sẻ kinh nghiệm,…giữa các thành viên sẽ là chìa khoá để gắn kết cộng đồng trong một không gian làm việc chung.
Coworking Space dành cho ai?
Đối tượng sử dụng Coworking Space đang dần thay đổi. Không chỉ phổ biến theo khuôn mẫu các công ty khởi nghiệp và nghề tự do như thời gian đầu nữa. Giờ đây mô hình không gian chung dành cho mọi đơn vị ngành nghề, mọi tổ chức, cá nhân phù hợp với định nghĩa về mô hình Coworking Space ở trên. Các không gian Coworking Space hiện đại đang thu hút được những cộng đồng rộng lớn, từ những doanh nghiệp nhỏ cho đến những công ty quốc tế lớn.
Điển hình có thể kể đến Microsoft, công ty sở hữu vốn hoá thị trường lớn thứ 2 thế giới đã và đang tận dụng tối đa mô hình Coworking Space của Wework để giảm thiểu tối đa thời gian đi làm của những nhân viên tại New York. Điều này tăng đáng kể năng suất làm việc của nhân viên, theo khảo sát họ còn cảm thấy vui vẻ hơn so với cách làm việc trước đây. Ngoài ra, ở trong hệ sinh thái của Wework, Microsoft còn có khả năng tiếp cận vô hạn với cộng đồng đối tác và khách hàng cùng sử dụng mô hình này. Theo sau gã khổng lồ Microsoft, các tập đoàn hàng đầu thế giới như IBM, Facebook, Samsung, Verison, thậm chí là kẻ nổi tiếng về bảo mật thông tin như Apple cũng đã dần từ bỏ các văn phòng truyền thống để khai thác và sử dụng lợi thế mà mô hình văn phòng chia sẻ mang lại. Vậy tại sao Coworking Space lại có sức hút lớn đến như vậy?
Tại Việt Nam, Coworking Space cung cấp đa dạng các dịch vụ như: chỗ ngồi tự do, chỗ ngồi cố định, phòng làm việc riêng, không gian tổ chức sự kiện, phòng họp… Nó phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng như: công ty khởi nghiệp, freelancer, doanh nghiệp nước ngoài đặt trụ sở kinh doanh tại Việt Nam hoặc chỉ đơn giản là những cá nhân, tổ chức cần không gian để gặp gỡ đối tác, hội họp.
Tại sao Coworking Space có sức hút và dần trở thành xu hướng?
Ngay cả thời điểm khi ra đời cho đến khi đại dịch Covid-19 diễn ra, mô hình Coworking Space đã có những lợi thế nhất định phù hợp với sự phát triển của cộng đồng việc làm văn phòng trên toàn cầu. Sau ảnh hưởng của đại dịch, những lợi thế này càng trở thành cứu cánh cho việc phục hồi kinh tế. Dưới đây là những lý do trả lời cho câu hỏi tại sao Coworking Space có sức hút rất lớn và ngày càng trở thành xu hướng của thế giới hiện đại.
Tính linh hoạt cao hơn
Tính linh hoạt của Coworking Space được thể hiện ở rất nhiều phương diện.
Không gian làm việc sáng tạo, hiệu quả
“Space” – không gian làm việc sáng tạo luôn là điều mà những nhà vận hành văn phòng chia sẻ hướng đến. Ở trong một hệ sinh thái đa ngành nghề, với nhiều người luôn kích thích óc sáng tạo của bạn thay vì một môi trường không có gì thay đổi. Những chi tiết thiết kể nhỏ nhất trong không gian làm việc chung cũng sẽ được thay đổi thường xuyên nhằm khơi gợi tính sáng tạo cho khách hàng.
Tính kết nối cộng đồng làm việc
“Coworking” – tính kết nối trong cộng đồng làm việc là điểm quan trọng nhất tạo nên sự khác biệt và thành công của mô hình Coworking Space so với văn phòng truyền thống. Trong một mô hình Coworking Space sẽ luôn có sự xuất hiện của rất nhiều các ngành nghề và cá nhân. Và không ít trong số đó sẽ là đối tác hay khách hàng của nhau. Những buổi giao lưu hay những hoạt động mang tính cộng đồng mà Coworking Space tổ chức định kỳ sẽ là công cụ giúp các cá nhân và doanh nghiệp có thêm cơ hội tiếp cận đối tượng khách hàng ngay bên cạnh mình. Hay đơn giản chỉ là giúp đỡ nhau cùng phát triển. Sẽ không nói quá khi Coworking Space được xem như một hệ sinh thái của các thành viên trong không gian làm việc chung này.
Tiết kiệm chi phí
Chi phí thuê, thiết kế và vận hành một văn phòng không phải là vấn đề nhỏ với đại bộ phận các doanh nghiệp. Khi sử dụng không gian làm việc chia sẻ (Coworking Space), các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được không chỉ chi phí mà còn cả chất xám cho những công việc này.
Các mô hình văn phòng chia sẻ cung cấp đầy đủ các tiện ích văn phòng như: điện, nước, internet, dịch vụ máy in, cà phê, phòng họp, phòng hội thảo, dịch vụ lễ tân, vệ sinh, thể thao,… Những cá nhân và doanh nghiệp khi gần như sẽ không mất chi phí đầu tư ban đầu, cũng như chi phí vận hành dành cho văn phòng khi lựa chon Coworking Space./.
