I. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Mục đích của việc quản lý tòa nhà là đảm bảo các hoạt động trên diễn ra một cách an toàn, chất lượng, giúp khách hàng yên tâm khi thuê và sử dụng mặt bằng trong tòa nhà văn phòng. Không chỉ vậy, quản lý tòa nhà văn phòng còn giúp chủ đầu tư khai thác và kiểm soát mô hình bất động sản này một cách hiệu quả nhất, mang đến hình ảnh chuyên nghiệp và tăng giá trị cho tòa nhà.

Bao gồm các hoạt động sau:

• Quản lý tài chính
• Chăm sóc và quản lý khách hàng.
• Kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, cơ sở – vật chất.
• Hoạt động vệ sinh – chăm sóc cảnh quan.
• Hoạt động bảo vệ đảm bảo an ninh trật tự – phòng cháy chữa cháy.
• Quản lý nhân sự.

II.Quản lý tòa nhà văn phòng gồm những công việc gì?

Tất cả các hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng đều cần phải có quy trình làm việc một cách rõ ràng. Các bộ phận phụ trách, các cá nhân tổ chức liên quan có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện đúng theo quy trình.

1. Quy trình quản lý tài chính

            Quản lý tài chính là hoạt động giúp chủ đầu tư kiểm soát thu chi trong quá trình quản lý tòa nhà văn phòng. Hoạt động này gồm:

• Quy trình thu tiền thuê: Tùy theo sự thống nhất giữa chủ đầu tư và khách hàng mà quá trình đóng tiền thuê mặt bằng có thể diễn ra theo tháng, quý, năm… Khách hàng thuê có nghĩa vụ phải đóng tiền thuê đúng hạn. Ngược lại, chủ đầu tư có trách nhiệm xác nhận, gửi biên lai hóa đơn đầy đủ đến khách hàng
• Quy trình thu tiền quản lý dịch vụ: Trong quá trình đi vào khai thác, các hoạt động tại chỗ của khách hàng sẽ phát sinh các chi phí liên quan như: điện, nước, sửa chữa, gửi xe… Phía quản lý tòa nhà văn phòng cần chi trả cho bên cung cấp dịch vụ, đồng thời phải tính toán rõ ràng, thông báo chi phí và thu tiền từ phía khách hàng sử dụng.
• Quy trình quản lý các chi phí: Lương nhân viên, lương bảo vệ, các chi phí sửa chữa, chi phí vệ sinh, trang trí cảnh quan, quản lý môi trường, thu gom rác thải cũng như việc chi trả tiền điện nước chung… đều cần phải được kiểm soát rạch ròi và rõ ràng. Với mỗi khoản chi, ban quản lý tòa nhà cần có phiếu chi đồng thời cần ghi chép thống kê lại đầy đủ.
• Quy trình quản lý tồn quỹ: Các khoản tiền tồn quỹ cần được thống kê theo tháng/ quý và tổng kết lại vào cuối năm. Đơn vị quản lý tòa nhà có trách nhiệm lưu trữ, kiểm soát và sử dụng khoản tiền này đúng mục đích theo quy định.

2. Quy trình chăm sóc và quản lý khách hàng

Một mô hình tòa nhà văn phòng được coi là hoạt động hiệu quả, bền vững chỉ khi được khách hàng sử dụng đánh giá cao. Điều này đòi hỏi đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng phải đưa ra những chính sách quản lý và cung cấp các dịch vụ chất lượng, làm hài lòng khách hàng một cách tối đa.

Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cần phải xây dựng quy trình đón tiếp, tiếp nhận thông tin và xử lý phàn nàn khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và triệt để. Những cá nhân phụ trách tiếp nhận và xử lý đòi hỏi phải là những người có kinh nghiệm, được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cũng cần có những văn bản, thông cáo về các quy định, quy chế rõ ràng. Qua đó, giúp khách hàng nắm được thông tin khi sử dụng dịch vụ, cơ sở vật chất trong tòa nhà, hạn chế các phát sinh không mong muốn.

3. Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà

Các yếu tố kỹ thuật – cơ sở vật chất có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai thác sử dụng của khách hàng và lợi ích của chủ đầu tư. Vì thế, trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng sẽ không thể thiếu được các hoạt động đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà như:

• Xây dựng hệ thống các quy chuẩn vận hành kỹ thuật riêng theo điều kiện cơ sở vật chất thực tế của tòa nhà. Triển khai hướng dẫn các quy chuẩn này cho đội ngũ phụ trách và yêu cầu đội ngũ này thực hiện một cách nghiêm túc, bài bản.
• Xây dựng kế hoạch bảo trì – bảo dưỡng định kỳ cho hệ thống kỹ thuật gồm: thông gió, thang máy, hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống điều hoà, mạng internet, camera giám sát… Qua đó, đảm bảo các hệ thống này luôn vận hành một cách tốt nhất, giúp các hoạt động kinh doanh, khai thác trong tòa nhà không bị ảnh hưởng.
• Thường xuyên kiểm tra, kịp thời phát hiện và đề xuất các phương án giải quyết trong trường hợp xảy ra các hư hỏng phát sinh. Qua đó, giảm thiểu tối đa thiệt hại cũng như kéo dài tuổi thọ cho tòa nhà, tăng cường lợi ích cho chủ đầu tư.

4. Hoạt động vệ sinh và chăm sóc cảnh quan

Môi trường tòa nhà văn phòng sạch đẹp, văn minh không chỉ đảm bảo sức khỏe tinh thần mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho chủ đầu tư và các đơn vị kinh doanh trực tiếp tại tòa nhà. Vì thế, có thể nói đây là một trong những công tác quan trọng mà chủ đầu tư nhất định phải quan tâm.

Công tác này cần đảm bảo duy trì trạng thái sạch đẹp nhất cho các khu vực chung như:

• Sảnh chờ, sảnh lễ tân
• Hành lang
• Cầu thang bộ, thang máy
• Hệ thống nhà vệ sinh,
• Hầm gửi xe,…

• Ngoài ra chủ đầu tư cũng cần đảm bảo khách hàng luôn duy trì vệ sinh sạch sẽ tại các không gian kinh doanh riêng của họ. Đồng thời, các hoạt động như diệt côn trùng, nấm mốc, chăm sóc cảnh quan, cây cối… cũng cần được tiến hành định kỳ

5. Đảm bảo an ninh – trật tự tòa nhà văn phòng

Thường xuyên đón tiếp khách ra vào làm việc là một đặc trưng trong hoạt động của tòa nhà văn phòng. Vì thế, ban quản lý bắt buộc phải kiểm soát và đảm bảo an ninh, an toàn cho người và tài sản trong tòa nhà một cách tối đa. Để làm được điều đó, ban quản lý cần:

• Lắp đặt hệ thống camera tại các không gian chung và tiến hành giám sát liên tục 24/24;
• Xây dựng đội ngũ nhân viên an ninh – bảo vệ một cách bài bản, chuyên nghiệp. Tổ chức tuần tra, giám sát theo quy định;
• Xây dựng quy trình check in và check out cho khách và hàng hóa ra vào tại sảnh, bãi đỗ xe. Qua đó hạn chế tối đa sự xâm nhập của người lạ cũng như những mất mát, gây thiệt hại cho doanh nghiệp thuê và chủ đầu tư;
• Thường xuyên kiểm tra định hệ thống phòng cháy chữa cháy. Đồng thời tích cực tổ chức các hoạt động tập huấn, hướng dẫn xử lý đám cháy cho các cá nhân, tổ chức hoạt động trong tòa nhà.

6. Quy trình quản lý nhân sự

Công tác quản lý tòa nhà văn phòng cần có sự tham gia của nhiều phòng ban cũng như số lượng lớn các nhân sự. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của các phòng ban và cá nhân này, hoạt động quản lý nhân sự cần phải được triển khai một cách bài bản, nhất quán với các chính sách rõ ràng và cụ thể:

• Tổ chức tuyển dụng và đào tạo: Ban quản lý nhân sự cần phải xây dựng mô tả công việc, yêu cầu cụ thể cho từng vị trí. Đồng thời triển khai tuyển dụng, tổ chức phỏng vấn và đào tạo các nhân sự mới.
• Xây dựng chính sách, chế độ bao gồm lương, phụ cấp, chế độ thưởng phạt cũng như các quy định khác cho từng bộ phận và vị trí.
• Tổ chức giám sát đảm bảo hoạt động của các phòng ban và nhân sự luôn diễn ra đúng với quy định và đạt hiệu quả.